Exemple de check-list d’organisation d’événement

Sans méthode structurée, l’organisation d’événement peut rapidement rencontrer des difficultés. Entre le suivi des invités, la coordination des fournisseurs, le contrôle de votre budget et des dizaines d’autres choses auxquelles penser, vous pouvez rapidement vous sentir déborder. C'est pourquoi la check list d'organisation événementielle est un outil indispensable sur lequel tout bon chef de projet événementiel va venir s’appuyer.

La phase de préparation stratégique : poser les bonnes bases

Objectifs et stratégie événementielle

Avant de vous concentrer sur les aspects logistiques du projet, il faut commencer par fixer des objectifs clairs pour votre événement. Voici ce que vous devez définir avec précision :

• Le type d'événement (séminaire, conférence, soirée networking, lancement produit) ;

• Votre public cible et ses attentes spécifiques ;

• Des objectifs mesurables (nombre de participants, taux d'engagement, ROI attendu) ;

• Les messages clés que vous souhaitez transmettre ;

• Les critères de réussite de votre événement ;

• L’alignement avec la stratégie globale de l'entreprise concernée.

Cette phase de préparation stratégique est indispensable car elle directement influencer vos choix que ce soit pour choisir le lieu, le format de l'événement, le budget ou encore la stratégie de communication. Les chefs de projet événementiel le savent, un objectif mal défini peut compromettre l'ensemble d’un projet.

Le budget événementiel

Pour la partie budget, vous devriez suivre cette stratégie globale :

• Établissez un budget global en fonction des objectifs ;

• Répartissez les postes de dépenses (location, traiteur, animation, communication) ;

• Prévoyez une marge de sécurité de 10-15% pour les imprévus

• Faites faire plusieurs devis pour chaque prestation ;

• Négocier les tarifs avec les prestataires ;

• Mettez en place un système de suivi des dépenses en temps réel ;

• Planifiez des échéances de paiement ;

• Prévoyez des modalités de facturation si l'événement est payant ;

• Sélectionnez et réservez un lieu.

Pour la sélection du lieu de l’événement, n’oubliez pas d’évaluer la capacité d’accueil en fonction du nombre d'invités attendus. Pensez également à bien vérifier l'accessibilité (transports en commun, parking, PMR) et à contrôler les équipements disponibles (sonorisation, éclairage, Wi-Fi). Vérifiez aussi les éventuelles contraintes horaires et assurez-vous toujours de la conformité aux normes de sécurité. Durant la phase de négociation, essayez d’obtenir de bonnes conditions tarifaires avec des services inclus. Avant de réserver, planifiez une visite technique avec les prestataires. 

Coordination des participants et stratégie promotionnelle

Stratégie d'invitation et d'engagement

La réussite de votre événement va dépendre de votre capacité à attirer et engager votre public cible. Une stratégie promotionnelle bien pensée peut faire toute la différence.

• Segmentez votre base de contacts d’après des profils ciblés ;

• Créez des messages personnalisés pour chaque segment ;

• Créez des supports visuels attrayants (invitations, affiches) ;

• Planifiez le calendrier d'envoi de vos invitations (6-8 semaines avant) ;

• Mettez en place un système de relances automatisées ;

• Créez une landing page dédiée à l'événement ;

• Développez une stratégie sur les réseaux sociaux ;

• Préparez les communiqués de presse si nécessaire.

Un CRM pro comme celui de Zirru est un atout majeur pour piloter votre projet dans sa globalité. Grâce à ses fonctionnalités avancées de segmentation et d'automatisation, vous pouvez facilement organiser vos listes d'invités, personnaliser vos messages et suivre les taux d'engagement en temps réel.

Organisation des inscriptions et de l'accueil

Une fois vos invitations envoyées, il faut suivre l'accueil et le suivi des inscriptions à l’événement. Pour cela, mettez en place un système d'inscription en ligne user-friendly et configurez des confirmations automatiques d'inscription. Organisez le suivi des RSVP et des désistements et préparez les badges et les supports d'accueil personnalisés. Formez les hôtes et hôtesses d'accueil aux procédures et au planning. N’oubliez pas la signalétique et l’espace de stockage pour les affaires personnelles des intervenants et différents prestataires.

Promotion pendant l'événement

Avec une bonne stratégie promotionnelle autour de votre événement, vous obtiendrez plus d’engagement. Pendant le déroulé de ce dernier, il faudra donc animer les comptes sociaux en temps réel et avoir crée en amont un hashtag dédié. Vous devrez également vous charger de coordonner les prises de parole et interviews s’il y en a et de gérer les interactions avec la presse présente.

Logistique et coordination opérationnelle

Coordination des fournisseurs et partenaires

Pour réussir votre événement, il faut que la coordination soit parfaite entre tous les intervenants. Cela demande une planification minutieuse et des échanges réguliers avec les parties prenantes. Voici quelques exemples de points de contrôle fournisseurs à mettre en place :

• Sélection et brief du traiteur avec un menu adapté ;

• Coordination des intervenants techniques (son, éclairage, audiovisuel) ;

• Organisation des répétitions avec les intervenants et animateurs ;

• Planification des livraisons et de l'installation du matériel ;

• Organisation des briefings avant l'événement ;

• Mise en place d’un planning détaillé minute par minute ;

• Désignation des responsables pour chaque secteur d'activité.

Organisation technique et matérielle

Vous devez également contrôler les aspects techniques et le matériel en amont.

• Testez tous les équipements audio et vidéo ;

• Vérifiez la qualité de la connexion internet et du Wi-Fi ;

• Préparez le matériel de secours (micros, câbles, adaptateurs) ;

• Installez l'éclairage et vérifiez les ambiances ;

• Configurez les systèmes de projection et d'affichage ;

• Organisez la sonorisation des différents espaces ;

• Préparez les supports de communication (roll-up, kakémonos) ;

• Vérifiez l'alimentation électrique et prévoir des rallonges ;

• Testez les systèmes de sécurité et d'évacuation.

Aspects réglementaires et mesures de protection

Aspects légaux et conformité réglementaire

L'organisation d'événements professionnels implique le respect de nombreuses réglementations. Une approche préventive vous évitera des complications juridiques. Vérifiez donc les autorisations nécessaires auprès des autorités et pensez à bien souscrire une assurance responsabilité civile événementielle. Vous devez aussi obtenir les licences pour la diffusion musicale (SACEM/SPRÉ), respectez les normes d'accessibilité PMR et vérifiez la conformité ERP (Établissement Recevant du Public). N’oubliez pas de contrôler le respect des normes de sécurité incendie et prévoyez toujours un plan d'évacuation clair et affiché. Les collaborateurs doivent d’ailleurs être formés aux procédures d’évacuation et ils doivent connaître les sorties de secours et les moyens d'alerte. Petit ou grand événement, il faut toujours penser à la sécurité des participants (organisation d’un poste de premiers secours, kit de secours, coordination d'urgence, etc).

Suivi et évaluation post-événement

Collecte et analyse des retours participants

Le suivi post-événement est très important en événementiel car il va vous permettre d'améliorer vos performances. Voici ce à quoi vous devez penser une fois l’événement terminé :

• Envoyer un questionnaire de satisfaction dans les 48h ;

• Analyser les taux de participation et d'engagement ;

• Collecter les témoignages et retours qualitatifs ;

• Mesurer l'atteinte des objectifs fixés en amont ;

• Évaluer le ROI et l'impact business de l'événement ;

• Analyser les performances sur les réseaux sociaux ;

• Compiler les retombées presse et médiatiques ;

• Préparer un rapport de synthèse complet.

Optimiser votre organisation avec les bons outils

L'importance d'un CRM adapté à l'événementiel

L'organisation d'événements génère une quantité importante de données : contacts, inscriptions, préférences, historiques de participation, retours d'expérience. Pour exploiter efficacement ces informations et optimiser vos futurs événements, vous avez besoin d'un outil centralisé et innovant. Le logiciel pro de Zirru a été conçu spécifiquement pour répondre aux besoins des professionnels de l'événementiel. En effet, l'efficacité de votre organisation événementielle passe par la digitalisation de vos processus. En automatisant les tâches répétitives, vous libérez du temps pour vous concentrer sur la créativité et la relation client.

Liste finale : jour J et clôture

Le jour J, prévoyez un briefing collaborateurs 1h avant l'ouverture et vérifiez une dernière fois tous l’équipement. 

Une fois l’événement fini, une nouvelle phase débute avec  les remerciements, le rangement et la restitution du matériel, etc. Soyez donc préparé à cette phase importante qui elle aussi doit être encadrée !