CRM pour l’événementiel : 5 avantages clés pour booster votre activité

Pourquoi un CRM pour l’activité événementielle ?

 

Un CRM (Customer Relationship Management) ou en français, gestion de la relation client, est un logiciel utilisé pour faciliter et améliorer de manière significative les échanges entre les entreprises, leurs clients et leurs prospects. 

Comment Fonctionne-t-il ?

En coordonnant tous les aspects en lien avec le client comme les ventes, le marketing et le service client. Les informations sont collectées en une même base de données et l’analyse de celles-ci va permettre aux entreprises d’obtenir un suivi optimal des interactions et de meilleures performances. En effet, l’utilisation de ces applications CRM permet une augmentation des ventes des entreprises jusqu’à 29%*. Par conséquent, cet outil se révèle être une stratégie à suivre dans le secteur de l’événementiel en assurant un gain de temps considérable dans l’organisation d’événements et une gestion globale plus efficace. Dans cet article, cinq aspects de l’outil seront détaillés afin de comprendre concrètement les atouts majeurs du CRM pour l’activité événementielle. 

Voici les 5 fonctionnalités clés que doit posséder un CRM adapté aux pro de l'événementiel :

 

1. Centraliser les données pour une gestion événementielle simplifiée

 

Les professionnels ont besoin d’une aide pour centraliser leurs données puisque leurs informations sont réparties sur différents logiciels et canaux de communication. Le CRM est un bon allié pour rendre la gestion événementielle moins complexe avec ce procédé de centralisation qui regroupe les fiches clients, les documents, les plannings ou encore les budgets sur une seule plateforme. Ainsi, mettre de côté cet outil peut rapidement fragiliser la relation avec les clients, les collaborateurs et les équipes mais aussi entraîner des pertes de temps, une redondance d’informations, un manque de visibilité et de praticité. 

Et avec Zirru Pro ? 

Zirru Pro regroupe toutes les données dont vous avez besoin pour créer vos événements. Les éléments tels que les opportunités de devis, la communication, les factures, l’agenda, le budget prévisionnel, la gestion de contacts et la logistique sont disponibles sur une même interface. Tout est accessible en quelques clics et les différentes sections sont claires. Cela permet d’avoir une vision d’ensemble sur les opérations à réaliser et d’optimiser au maximum le temps et les ressources pour un déroulement sans encombre de vos projets professionnels. 

 

2.Suivre et piloter efficacement les opportunités de projets événementiels

 

Les professionnels doivent être en mesure de saisir toutes les opportunités de projets pour développer leur activité et élargir leur offre de prestations. Pour concrétiser des projets en événements concrets, il est essentiel qu’ils bénéficient d’un suivi des demandes de devis et d’une gestion efficace de leur progression. Le CRM est la solution qui indique le statut des devis, les rappels pour communiquer une réponse aux prospects à propos de leur demande et toutes les informations liées à un projet. Ainsi, les professionnels ont une vision claire de leurs opportunités et peuvent les segmenter en fonction du type d’événement et de son potentiel. 

Et avec Zirru Pro ? 

Le CRM de Zirru permet de simplifier le suivi des devis en les classant dans quatre onglets en fonction de leur progression : à traiter, répondus, conclus, refusés. Les informations essentielles du projet, c’est-à-dire sa date, son nom, le métier du client, le budget, la distance à parcourir ou encore son niveau de priorité sont indiquées directement dans les demandes de devis. Cette organisation intuitive permet de visualiser facilement et sur la même plateforme, le statut des devis, les opportunités en cours et celles à traiter grâce à une notification directement envoyée sur le tableau de bord. 
 

3.Améliorer la communication et la collaboration entre tous les acteurs 

 

Les professionnels doivent garantir le bon déroulement en temps réel du projet en commun avec tous les acteurs et cela repose sur une communication et une collaboration productive pour maximiser la réussite d’un événement.  Un CRM centralise les conversations sur un espace commun d’échange plutôt que sur plusieurs canaux. Les professionnels et tous les acteurs peuvent accéder aux informations, à l’historique des conversations et ne manquer aucun message qui aurait pu se perdre dans les différents espaces dédiés à la communication. Cet outil permet de renforcer la cohésion entre les parties d’un projet et accélère nettement la prise de décision concernant les demandes de projets événementiels.

Et avec Zirru Pro ? 

Zirru met à disposition un espace pour gérer les contacts d’organisations, de clients, de collaborateurs, de fournisseurs et d’équipes. Une messagerie est également intégrée, dans laquelle les professionnels reçoivent les messages venant de leurs potentiels clients. Ils sont classés par projet, ce qui permet de retrouver facilement les conversations liées à chaque demande de devis. De plus, cette fonctionnalité de l’outil permet aux professionnels d’afficher un temps de réponse minimal. Celui-ci est visible par les clients et en interne comme repère, afin de pouvoir améliorer facilement la satisfaction des clients. 

 

4.Optimiser la logistique et la préparation des événements

 

Le CRM pour l’activité événementielle met à disposition des fonctionnalités pour la gestion de toute la logistique d’un projet qui est au cœur de l’organisation d’un événement. Il permet une planification claire et une coordination des acteurs pour que le matériel soit livré ou encore que les équipes soient en place pour le jour J. L’outil permet d’anticiper les éventuels changements ou imprévus dans l’organisation d’un événement, évitant au maximum les prises de décisions de dernière minute. Il indique à la fois les ressources disponibles mais aussi l’ensemble des critères techniques nécessaires à l’installation et au bon déroulement de la prestation, tels que les dimensions des équipements et leur poids.

Et avec Zirru Pro ? 

Zirru contient un module logistique comprenant la gestion des articles, des entrepôts, des véhicules, des listes et des bons de préparations. Les professionnels créent une liste de leur matériel pour les associer à des projets facilement et peuvent spécifier les stocks, les caractéristiques, les dimensions et les tarifs de leurs articles. De plus, l’outil permet de planifier la répartition des ressources en fonction des besoins des projets et de la capacité des transports, de la distance et des délais. Chaque élément est lié au projet concerné ce qui favorise une traçabilité et une préparation efficiente. 

 

5.Offrir une expérience client complète et gagner en visibilité 

 

Le succès d’un projet repose sur une gestion événementielle minutieuse mais également sur la qualité de l’expérience offerte aux clients permettant aux professionnels de se différencier face à la concurrence. Le CRM évalue la satisfaction client en continu et donne aux professionnels des retours d’expériences clés. Le but est de favoriser la fidélité client et d’attirer de nouveaux prospects en améliorant leur transparence. De plus, le CRM peut améliorer l’image des professionnels, leur notoriété et leur visibilité. En effet, les outils de présentation ou de mise en avant de leurs réalisations passées montrent leurs compétences et leur expertise dans leur domaine.

Et avec Zirru Pro ? 

Avec Zirru, les clients ont la possibilité de laisser un avis une fois un devis conclu. Celui-ci est immédiatement visible par les professionnels sur un onglet spécifique de la plateforme. Ces avis sont également consultables par les clients eux-mêmes sur les vitrines publiques des prestataires et contribuent à assurer la fiabilité et la crédibilité des services. Chaque professionnel peut ajouter sur cette vitrine du contenu multimédia et des informations sur leur activité. Ainsi, les prospects peuvent facilement choisir les prestataires les plus aptes à répondre à leurs besoins pour un projet, en toute sérénité. 

 

 

Pour finir

Dans cet article, nous vous avons présenté le CRM comme un outil stratégique pour l’activité événementielle à travers cinq axes et apporté des connaissances sur celui de Zirru. Un point essentiel à retenir est la polyvalence du CRM permettant de centraliser les données, de favoriser un suivi rigoureux des opportunités de projets, une communication efficace, un gain de temps sur la logistique tout en valorisant l’image et la relation clients des professionnels. 

Vous avez le savoir-faire, nous avons trouvé l’outil qu’il vous faut. Essayez Zirru gratuitement ou demandez une démo dès aujourd’hui ! 

 

*selon un rapport de Salesforce datant de 2023